Offentliga handlingar och arkiv

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Den vanligast registerformen är ett diarium, men många allmänna handlingar finns i andra typer av register eller i särskilda verksamhetssystem.

Allmänna handlingar

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. En handling kan vara ett pappersdokument men det kan också vara en upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att uppfattas. Det kan vara ett e-postmeddelande eller en ljud- eller videoinspelning.

För att en handling ska vara allmän krävs att den finns i kommunens lokaler eller att kommunen har tillgång till handlingen via ett tekniskt hjälpmedel. Handlingen ska var inkommen till myndigheten eller upprättad av myndigheten.

En allmän handling är vanligtvis offentlig och vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda.

Kommunen får gallra bort vissa handlingar enligt särskilda beslut.

Diariet

Syftet med ett diarium är att kunna visa att kommunen tar hand om varje ärende enligt lagar och förordningar.

Ett diarium gör det också lättare att återsöka ärenden och handlingar och det säkerställer också att vi följer tryckfrihetsförordningens principer om allmänna handlingars offentlighet.

Alla brev och handlingar, även e-post, som kommer in till en kommun är i regel offentliga och får, med vissa undantag, läsas av alla enligt tryckfrihetsförordningen. Inkommen e-post är i regel inte diarieförd, men går sammanställa för läsning vid fråga.

Alla handlingar som är inkomna till kommunen, utgående från kommunen, eller upprätta inom kommunen ska som grundregel återfinnas i diariet.

Vissa ärenden/handlingar kan undantas från offentlighet enligt sekretesslagen. Det finns också regler i personuppgiftslagen som gör att vissa uppgifter om enskilda personer inte är offentliga.

Vad finns inte i diariet?

Exempel på sådana handlingar som inte finns i diariet kan vara ansökningar om ekonomiskt bistånd, skolskjuts, program på gymnasieskolan, felanmälan, personalärenden, fakturor. Sådana handlingar är också allmänna men kan i vissa fall omfattas av sekretess, vilket innebär att inte alla har rätt att ta del av handlingen.

Ta del av allmänna handlingar

Genom att kontakta kommunkansliet kan du få hjälp med att ta del av handlingar. Att ta del av handlingen, antingen på plats eller via e-post, är gratis men om du vill ha en papperskopia så kan kommunen ta en ut en avgift för denna, se pdf nedan.

Sekretess och tystnadsplikt

Sekretess är beteckningen på att viss information kan vara känslig och därför inte ska lämnas ut till allmänheten. Sekretess på en handling innebär även att endast de anställda som har behov av informationen för att utföra sitt jobb har rätt att se handlingen.

Inom vård- och omsorgsförvaltningen arbetar många med människor som ibland är i en beroendeställning. Detta ger oss ett stort moraliskt och etiskt ansvar att uppträda på ett korrekt och respektfullt sätt i alla situationer.

Söker du stöd och hjälp måste du kunna lita på att bestämmelserna om sekretess efterlevs. I princip skyddar sekretessen alla uppgifter om dina personliga förhållanden, undantagen regleras i lagstiftningen.

Även inom andra förvaltningar finns det uppgifter som skyddas genom sekretess.

Offentlighets- och sekretesslagen

Bestämmelsen om tystnadsplikt och sekretess finns i Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400 och är till för att skydda din personliga integritet. För vem gäller tystnadsplikt? Tystnadsplikt har alla som arbetar, praktiserar eller har uppdrag inom socialtjänsten samt inom den kommunala hälso- och sjukvården. Den gäller alltså inte bara vårdpersonal, utan även administrativ personal, socialsekreterare, tolkar, lokalvårdare, elever och förtroendevalda. Tystnadsplikten gäller även när dessa slutat sin tjänst inom socialtjänsten.

Vad innebär tystnadsplikt och sekretess?

Tystnadsplikt innebär att man varken i ord, handling eller skriftligen får informera om något som rör dina personliga förhållanden. Det gäller uppgifter om hälsotillstånd, familjesituation, utbildning, yrkesverksamhet, ekonomi samt uppgifter om adresser och telefonnummer. Sekretessen gäller alla muntliga och skriftliga personuppgifter, oavsett om de finns på papper, en dator eller på annat sätt.

Vad kan hända?

Upplever du att någon har kränkt din integritet kontaktar du ansvarig chef. Brott mot tystnadsplikten och sekretessen kan få arbetsrättsliga följder samt kan ge böter eller fängelse.